高雄榮民總醫院員工協助方案EAP

有效率的時間管理

 「忙、茫、盲」是現在許多上班族的寫照，經常有人不經意地感嘆：「我的壓力好大哦！」其實壓力的背後有部分原因是因為無法有效掌握時間所造成。在快速變遷的社會，常在與時間賽跑，如何在最短的時間內產出最多的價值，是您我面臨的處境。透過以下文章與各位同仁分享如何找出時間管理上的問題，並從中提昇時間管理能力。

時間管理力的自我檢視

     想了解自己目前的時間管理力嗎？趕快來自我評估吧！（請在符合現狀的該題前面□打勾，就能了解目前的時間都浪費在哪些地方。並找出它們，加以改正。）

□看著電腦開機

□看著電腦連上網際網路

□看著雷射印表機或影印機把文件印出來

□打開垃圾郵件

□打開郵件後，不歸檔、不轉寄、不回覆、不丟掉，或者沒有指定日後處理的優先順序 

□隨便拿一張紙，寫下提醒自己要做的事

□把筆、鑰匙或眼鏡擺在自己記不得的地方

□漫無目的的隨興交談，你也插上一腳

□不注意聽人家說什麼

□任由你的辦公室成為避風港，讓不想工作的人都跑到你這裡聊天

□過度追求完美，造成工作一做再做

□每分鐘打字速度少於50字

□不必開的會，你也出席

如何善用時間，達到時間管理?

　Ø事先要有安排：我們常因忙碌疏於規劃而盲幹，為了避免這樣的情況發生，每天開始工作時，應先擬定概略「時間表」，恰當分配時間。在處理任何事情之前須以5W2H構思計劃：想做什麼（Know-What）、由誰來做（Know-Who）、什麼時間做（Know-When）、從什麼部門或地方開始做（Know-Where）、為什麼（Know-Why）、多少預算（How much）和如何執行（How to do），將可避免因做錯而重來的返工時間。

Ø臨事要集中精神：學會20：80「抓大放小」的法則，將工作分成：1.重要且急迫，應自行優先處理2.重要但不急迫，則可列次要順序或授權處理3.急迫但不重要，則應交辦他人處理4.不急且不重要，則應予以排除不做。 

 Ø善用節省時間之工具：如簡報時以投影片（P.P.T.）代替寫白板的時間、以E-mail代替人工公文傳輸、以飛機代替火車或汽車作為交通工具、以快遞代替平信郵寄時間等。

Ø工作之中要有休息：長時間馬不停蹄的工作，不是善用時間的辦法，而會使人精疲力竭，身心俱疲。花幾分鐘做體操，在辦公室裡走幾圈，或是站立一會兒，不僅能提高工作效率，還能消除緊張，有益健康。

Ø不要苛求盡善盡美：一封E-mail有微不足道的錯誤或看完就會抛進廢紙簍的信，何必要求重寫，有時十全十美的要求會使人感到挫折和焦慮，也在浪費對方的時間。

Ø不要怕婉轉說「不」：有技巧而堅定地拒絕無助於目標達成的要求。記住!整天怕得罪人，結果都在為他人作嫁衣裳。

    時間管理的重要原則在於：積極增加自己可用的時間，有效提升時間的運用效率。與其說是管理時間，不如說是管理使用時間的我們本身。在閱讀完此篇文章，對於如何讓自己在最短的時間內，發揮最大的工作成效仍有疑惑，歡迎撥打0800-000269與EAP關懷小組聯絡，將有專人提供專業/保密/及一對一的服務。