《贏在問題解決力》這本書從日常生活的大小事著手,以三個層次的解決問題方式,說明「問題解決力」的奧妙:
一、最基本層次是依據既有辦法來「處理問題」,其結果很可能是只有少數人滿意,甚至只有決策者一人滿意。
二、比「處理問題」高一層次的是「議決問題」,即集合眾人意見且歸納出方法,其原則是採用最接近理想方案的「妥協方案」,使用手段有投票、抽籤、說服、協調、折衷、妥協等。
三、最高層次是化解問題,這才是真正解決了問題。此中原則是締造雙贏或多贏,採用的方法是引進新策略,以水平思考、另類思考或逆向思考來取代垂直思考。
俗語說,「三個臭皮匠勝過一個諸葛亮」,集合眾人智慧所得的結果,自然超越一個人有限能力的成就。 底下是前任成大校長高強的親身經歷。
一九九四年,我剛結束德國阿亨(Aachen)工業大學的客座研究,吳京校長找我擔任圖書館館長。接任之初,我對圖書館業務了解有限,採編、閱覽、典藏、期刊、資訊這五個組的主任都向我表示,業務量日益增大,希望能夠調撥人力,平衡他們的工作負荷。在此同時,學校分配的年度預算也撥入圖書館,需要分配給各組使用,五個組當然也是極力爭取。
圖書館館員不似校內其他單位職員,他們多數畢業於大學圖書館科系,均質性高,對圖書館各項業務也都熟悉,尤其是祕書、五個組的主任以及兩位編審,更具豐富的學養,同時累積有多年的工作經驗,綜合他們的智慧與經驗所下的判斷,絕對比我一個經驗不足的人所做的決策高明。但不可諱言,每個人還是會偏袒自己所屬的單位。
為借重他們的經驗,同時避免他們的私心,我私下分別請五位主任以書面方式告訴我,除了自己那組以外其他四組合理的人力需求。由於每位主任都只評估其他組的人力,所以可以客觀,再加上每位主任也都清楚其他四組如果人力配置過寬,就會影響到自己這組可以分配到的人力,因此在評估過程中會精打細算,一點寬裕的空間都不允許。
另外,祕書與兩位編審沒有自己所屬的單位,立場比較超然,我就請他們三位對五個組都加以評估,如此每一組所需人力都有該組主任以外的四位主任以及祕書、兩位編審總共七人的建議。
書面結果整理出來後,超乎我想像的一致,對同一組的人力建議,七個人中常有四、五個人相同,另外那兩三個人的建議也只是半個人或頂多一個人的差異,所以我很放心的就以每組七個建議的平均值來分配人力。有趣的是,五組建議人力的總數是六十三.五,而圖書館編制是六十五人,我還剩下一.五人可彈性運用。
也許有人會擔心,若有兩位主任私交甚篤,特意提高對方所需人力,或者有人和某位主任有不悅的過去,而低列對方所需人力,該如何避免?這點在分配經費時有類似情形發生,有些組的建議經費額度有極端值出現,和多數人的金額相距甚遠。這時也不宜妄下結論,懷疑有人惡意作梗,有可能此極端意見才最合理,其他意見反而不恰當。
為判斷極端值到底是「蓄意」還是「眾人皆醉我獨醒」,我將每一組的七個建議金額依大小排序,列出居中,也就是第四高的金額,再列出第二高以及第二低的金額,分別告知八位評估者,並詢問是否要調整其原先所建議的金額。
如果一位評估者原先所建議金額不是最高或最低的極端值,此人大概不會調整其建議金額,就算調整,也只會向中間金額靠攏,避免和別人差異太大。對於所建議金額是最高或最低極端值者,如果當初建議有失公正客觀,這時多數會調整到我所告知次高與次低的金額之內。
當然,不論評估者是否公正客觀,也有可能堅持或有限度的調整其建議金額,而仍然落在次高與次低金額之外。此時我就要求這位評估者以書面方式說明建議此金額的理由。
當時經過一輪調整後,只有一位評估者對採編組的經費建議仍然偏低,其餘各組的經費建議都已集中,我也就要求這位評估者提出說明。她的理由是,當時有個新的資料庫可協助編目作業,估計可節省一筆編目所需費用。我再與採編組主任確認此做法確實可行,最後採編組的經費就是依照這位和大家建議都不相同的金額來分配。
在需要人為判斷的事情上,經常以剔除最大與最小評分的方式避免過分主觀所造成的影響,奧運會體操比賽的評分方式就是如此。我不輕易忽略任何一個意見,同時增加第二輪調整以及最後書面說明的機制,讓決策能更理想。此方法實際上就是管理學裡的戴爾菲法(Delphi)。


